Vlada Karpovich von Pexels

Nicht schon wieder ein Meeting!

22.06.2026

Zu oft, zu lang, zu wenig effizient

Im Idealfall dienen Meetings und Besprechungen dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen und bringen Mitarbeitende und das Unternehmen voran. In der Realität haben Meetings jedoch nur selten den gewünschten Effekt, was unter anderem daran liegt, dass zu viele Treffen mit zu wenig Vorbereitung und mangelnder Effizienz abgehalten werden.

Die Einladung ist binnen Sekunden verschickt, wird binnen Stunden gelesen, und schon am nächsten Tag sind alle da – am Ort des Geschehens. Mit etwas Verspätung zwar, aber immerhin. Nach einem Kaffee und etwas Small Talk sucht jeder seinen Platz, richtet sich ein. Der Beamer muss noch warm werden, dann startet die PowerPoint-Präsentation. 20 Minuten sind schon um. Es folgt ein längerer Monolog des Chefs, eine kurze Toilettenpause, eine Diskussion, an der sich nur die üblichen Verdächtigen beteiligen, und ohne wirkliches Ende. Nach 90 Minuten verabschieden sich dennoch alle eilig. Sie müssen endlich an die Arbeit …

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. Meetings werden immer öfter als nutzlos und sogar störend empfunden. Der Hard- und Softwareentwickler Microsoft hat eine Studie herausgegeben, bei der 31.000 Arbeitnehmer in aller Welt nach den Haupthindernissen für Produktivität befragt wurden. Klare Nummer 1 der Produktivitätshemmer: „Ineffiziente Besprechungen.“ Schon auf Platz 3 folgen „zu viele Meetings“. Laut einer Studie von Leslie Perlow, Professorin an der Harvard Business School, finden 65 Prozent der Führungskräfte, dass Meetings sie von der Erledigung ihrer Arbeit abhalten. Insbesondere die virtuellen Meetings, also jene über Internet, stören zunehmend den Arbeitsablauf. Laut Microsoft nehmen die Menschen seit Februar 2020, dem Beginn der Coronapandemie, durchschnittlich an 3-mal mehr Teambesprechungen pro Woche teil (192 Prozent) als vorher. Dabei befanden die meisten Befragten, dass klare Lösungen in virtuellen Meetings noch schwieriger zu finden seien als in Präsenz. Auch seien die nächsten Schritte am Ende unklar, weil jeder das Meeting sang- und klanglos mit einem Klick verlässt.

Meetings müssen sein

Dass sich so mancher verärgert die Haare rauft, wenn die nächste Einladung zum Treffen ins E-Mail-Postfach flattert, ist angesichts einer solchen Entwicklung kein Wunder. Dennoch hält die Studie auch fest: Zusammenkünfte und Besprechungen in der Gruppe haben sehr wohl ihre Daseinsberechtigung. Sie sind in einem Unternehmen bzw. einer Organisation sogar essenziell. Als Teil einer gesunden, produktiven Kommunikationskultur geben sie Raum für den notwendigen Austausch im Team.

Das Problem ist nur: Sie sind mittlerweile zu häufig, zu lang und zu ineffizient geworden. Zahlreiche Zeitmanagement-Experten halten deshalb bereits Weiterbildungen für Führungskräfte mit Titeln wie „Muss es noch ein Meeting sein?“. Die Teilnehmenden lernen dabei, wann Meetings sinnvoll und wie sie zu gestalten sind.

Nicht zu oft

Was die Anzahl der Zusammenkünfte anbelangt, gibt es zum Beispiel eine wichtige Richtlinie. Geht es rein um Zahlen und Fakten oder um bindende Antworten, dann ist ein Treffen in der Regel überflüssig. Es genügt eine E-Mail. Die Angesprochenen haben in diesem Fall die Möglichkeit, sich eine Meinung zu bilden und somit gehaltvoller zu antworten als in einem 20-Minuten-Treffen. Zudem können sich alle einbringen, nicht nur die Vorlauten, die ohnehin stets die Sitzung beherrschen.

Nicht ziellos

Anders verhält es sich, wenn zu einem Thema eine Diskussion bzw. ein Dialog erforderlich ist. Sich persönlich gegenüberzusitzen, bringt in diesem Fall mehr als 10 E-Mails hin- und herzusenden. Hier muss dann eher auf Effizienz geachtet werden, sodass alle Teilnehmer einen Nutzen aus dem Treffen ziehen und auch das Unternehmen letztendlich profitiert. Deshalb der Tipp: Jedes Meeting sollte ein klar definiertes Ziel haben, um sicherzustellen, dass es einen Mehrwert bietet. Diese klare Zielsetzung beinhaltet auch, die Themen vorab genau festzulegen und den Fokus aufs Wesentliche zu begrenzen.

Nicht zu lang

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, ein Zeitlimit festzulegen, und zwar für jedes Thema und für die gesamte Sitzung. Damit dieses Limit eingehalten wird, ist ein Sitzungsleiter von Bedeutung, der auch wirklich auf die Uhr schaut, denn Zeitlimits sind nicht zum Überziehen da. Wenn das Ziel am Ende noch fernab liegt, wurde falsch kalkuliert. Zur Not kann man den Fehler noch kitten, indem man eine Pause von 10 Minuten einlegt, ein weiteres Limit festlegt und die Diskussion bis dahin fortsetzt. Aber ob das alle Beteiligten gutheißen, ist fraglich. Um beim Meeting keine Zeit mit dem Studieren von Zahlen und Texten zu vergeuden, kann es hilfreich sein, den Teilnehmern vorab Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Aufforderung „Machen Sie sich inzwischen Gedanken über …, damit wir schon konkrete Vorschläge haben“ unterstreicht die Erwartung, dass sich die Teilnehmer auf das Meeting vorzubereiten haben.

Nicht zu viele

Je mehr Teilnehmende, desto mehr Effizienz – das trifft auf Meetings ganz bestimmt nicht zu. Anwesend sein sollten immer nur diejenigen, die auch tatsächlich anwesend sein müssen. Experten sagen, dass die Teilnehmerzahl jene von 7 nicht überschreiten sollte. Größere Gruppen führen oft zu Entscheidungsmüdigkeit und zu mangelndem Engagement. Betrifft ein Thema zahlreiche Mitarbeitende, ist es sinnvoller, einen Workshop mit einem Moderator abzuhalten und dabei in kleinen Gruppen zu arbeiten. Auch Treffen mit zu kleinen Gruppen bringen wenig – da reicht manchmal wirklich ein Vier-Augen-Gespräch oder eine E-Mail.

Übrigens: E-Mails sind genauso Zeitfresser wie Meetings, aber das ist wieder eine eigene Geschichte …

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